Breve introducción a Lean Manufacturing (I)
Este fin de semana he leído Lean Manufacturing, un libro que llevaba arrastrando desde hacía varios meses y que por unas cosas o por otras no me ponía con él.
Desde hace tiempo, he leído y escuchado varias charlas sobre Lean Startup y tenía ganas de investigar sobre la filosofía en la que se basa y de la cual viene todo, por eso, adquirí este libro que va directo, y al grano, sobre Lean Manufacturing.
Lo que escribo a continuación son pequeñas extracciones del libro indicado anteriormente a modo de recordatorio-repaso-resumen de una forma totalmente libre. Además, por no extenderme demasiado lo voy a dividir en dos partes con lo que ahora dejo la primera y próximamente dejaré la segunda.
Introducción
El Lean Manufacturing viene a significar ‘eliminar completamente los procesos no productivos y simplificar operaciones y organizaciones’. Algunos autores definen “Lean” como un conjunto de herramientas de eficiencia para ahorrar dinero, reducir costos, eliminar desperdicios y la entrega de servicios satisfactorios a los clientes reduciendo la inestabilidad y el desperdicio siendo eficientes y funcionando de forma tranquila y competitiva. Algunos se refieren al Lean Manufacturing como el sistema de producción Toyota o producción JIT (de las siglas en inglés ‘Justo a Tiempo’).
Dentro de este sistema existen tres objetivos principales:
- Eliminar la sobrecarga (muri)
- Eliminar la inconsistencia (mura)
- Eliminar el desperdicio (muda). En cualquier proceso o negocio existen hasta ocho formas de muda/desperdicio que siempre estarán presentes
- Fabricar productos o vender servicios que a nadie le interesan (inservibles).
- Productos defectuosos o servicios fallidos (errores).
- Fabricar algo en demasiada cantidad (sobreproducción).
- Inventario.
- Procesamiento extra (pasos sin valor añadido).
- Movimiento innecesario de las personas.
- Transporte (movimiento innecesario de cosas).
- Espera.
Y alguno de los beneficios rápidos que puede aportar Lean son:
- Avances en el rendimiento.
- Incremento de la calidad.
- Tiempos de ciclos más cortos.
- Crear valor en las acciones.
- Aplicar los principios a todos los niveles en la organización.
……LM es un proceso continuo, se enfoca en el tiempo, calidad, costos, reducción de desperdicios y simplificación de operaciones. Lo que puede ayudar a reducir los inventarios y optimizar los trabajos en proceso (WIP — Work In Progress).
Bill Peterson, dedicado al mantenimiento, reparación y revisión de aeronaves, compartió lo siguiente en una charla TED en Noviembre de 2011, animando a llevar esta metodología de trabajo al plano personal:
…lo que básicamente es el pensamiento Lean es muy sencillo: es ver como se desarrolla un proceso para satisfacer al cliente. En la búsqueda de tu potencial humano el primer cliente eres tú y lo primero que tienes que hacer es eliminar aquellas cosas que son incongruentes o no tienen valor para ti. El siguiente paso es eliminar los siete desperdicios que se disfrazan como productividad.
El primer residuo son los INVENTARIOS. Las cosas que has iniciado y nunca has terminado, proyecto que empezaste sin haber completado. Porque tenemos dentro un elevado índice de utilización que hace que creamos que si nos mantenemos ocupados cada minuto del día seremos más productivos. Pero no es eficaz. Lo que debemos hacer es dar un paso atrás y encontrar el número de proyectos óptimos en los que podemos trabajar al mismo tiempo. Solamente cuando termines algo lo puedes sacar fuera y recién después traer el próximo proyecto.
El segundo desperdicio es la TRANSPORTACIÓN. En una planta de fabricación no se traslada solo productos sino que se traslada información. El problema común es que para transferir información utilizamos el correo electrónico y los correos electrónicos son muy poco eficientes a la hora de comunicar información de una forma exacta.
El siguiente desperdicio es el MOVIMIENTO. Referido a los ‘movimientos mentales’. A la búsqueda de datos en ordenadores o teléfonos móviles y al tiempo dedicado a buscar en estos dispositivos tan masificados de información. Lean, lo primero que sugiere es ‘clasificar’, de manera que hay que a todas las carpetas de archivos y seleccionar las que no se necesiten para encontrar lo que no es necesario y quedarte solo con lo que realmente necesites. Lo segundo sería ‘poner todo en orden’, algo así como clasificar en grupos o categorías. Sugiere el sistema llamado COTA, encontrado en el libro “The Hamster Revolution”. Todos tenemos Clientes (Clients). Todos tenemos Outputs (productos). Todos tenemos un equipo (Team). Todos tenemos tareas administrativas (Administration). Utilizar estas categorías ayudaría a encontrar la información más rápido.
El siguiente desperdicio es ESPERAR. Todos desperdiciamos tiempo esperando. Uno de los problemas que existen mientras se espera es que solemos comenzar nuevos proyectos o tareas. Lo que sugiere ‘Lean’ es que aprovechemos estos momentos para pensar. Hay que entrenarse y aprender a pensar mientras se espera. Pensar en mejorar.
DEFECTOS. Estos causan un montón de problemas y a menudo son muy incómodos. Cuando se transmiten defectos suelen conllevar una gran cantidad de ‘retrabajo’ que a su vez conlleva mucho más tiempo. La mayoría de los errores que cometemos con por descuidos u olvidos. Un buen sistema de ajuste y ayuda en estos casos es una lista de verificación o checklist. Escribir tus propias listas de verificación de manera que no sean tan largas como para que nunca las completes y que contengan lo esencial y más importante para no cometer errores.
SOBRE-PROCESAMIENTO. Está relacionado con manipular más elementos de los que realmente se pueden gestionar, es decir, la multitarea. Intentar trabajar en diferentes cosas a la vez. David Crenshaw escribió el libro ‘El mito de la multitarea’ en el que afirma que realmente no estamos haciendo muchas cosas al mismo tiempo sino cambiando de una actividad a otra, yendo de un pensamiento a otro ..y todo este proceso hace que perdamos tiempo, foco y concentración causando errores.
SOBRE-PRODUCCIÓN. Esto significa que producimos demasiado y demasiado pronto, solo por si acaso. Hablando de potencial humano esto se relaciona con que cuando trabajamos con ideas, a veces, producimos conocimiento demasiado rápido que pronto se vuelve obsoleto e inservible.
Escoge tu prioridad: Simplifica operaciones, mejora la productividad y elimina el desperdicio.
Pasos para implementar Lean Manufacturing.
- Liderazgo y compromiso. Defender y apoyar el esfuerzo desde arriba de la organización es esencial. Los que toman las decisiones tiene que respaldar todos los cambios y procesos.
- Educar y fortalecer. Es necesario y muy importante aprender cómo funciona y cómo practicar Lean Manufacturing. Entrenar, consultar e incluso pedir consejo a otras empresas. Además de educar, es necesario dar a las personas las herramientas que necesitan y crear conciencia de ajuste.
- Hacer las cosas visibles para todos y ser responsables. Hay que entender los procesos, las causas y los efectos y ser consciente de los desperdicios. Detectar dónde y cómo se está produciendo el desperdicio. Cualquier medición activa eleva la conciencia del potencial de los problemas y sus fuentes.
- Actividades de mejora enfocada y herramientas de ajuste avanzadas. En este paso se detectan los procesos más grandes del negocio. Prioriza las áreas en las que enfocarse primero: dónde está la máxima ganancia con el mínimo esfuerzo. Enfócate en el área, los problemas, analiza los procesos, define la situación actual, el costo, el desperdicio e impone objetivos claros para hacer las cosas mejor.
- Ver más lejos y más allá. Obtener un impulso de renovación y una mejora continua.
Las 5s y como implementarlas.
Las 5s es un método de organización y estructura técnica par deshacerse del desorden y el desperdicio. Limpieza, orden y un lugar para cada cosa es clave para el éxito de cualquier negocio.
- SEIRI (separar). Apartar las cosas útiles de las inútiles para eliminar lo inservible. En las organizaciones suele haber más elementos de los que se necesitan para trabajar, por ello, es necesario separar los innecesarios, concentrarnos en las que se necesitan y eliminar todo lo demás. Serán necesarios aquellos elementos que vamos a necesitar muy próximamente. Es necesario definir junto al equipo de una manera realista y práctica que es realmente necesario y que no.
2. SEITON (ordenar). Colocar las cosas útiles de forma tal que todo el mundo en el área de trabajo sepa dónde está todo. La regla general a seguir es una cosa en cada lugar y un lugar para cada cosa. Un nombre para cada cosa y cada cosa con un nombre. Identificación de todos los elementos de forma clara. Colocar carteles, señales y etiquetas. Es importante que el usuario vuelva a colocar todas las herramientas en su lugar una vez utilizadas.
3. SEISO (limpiar). Efectuar una ‘limpieza inteligente’ del puesto de trabajo y redefinir las condiciones operativas óptimas. Asegurar y mantener la limpieza en todo el espacio de trabajo eliminando fuentes de suciedad ya que esta hace que la motivación disminuya y aumenten los riesgos.
4. SEIKETSU (estandarizar / comunicar). Comunicar el estándar y las condiciones operativas a todos de la manera más simple. Implementar mecanismos para detectar anomalías y distinguir situaciones normales de las anormales que los empleados deberán conocer.
5. SHITSUKE (respetar). Respetar los estándares para mantener y mejorar las condiciones definidas. El objetivo es afianzar los nuevos hábitos de trabajo y actuar con disciplina para evitar la vuelta a la situación anterior. La herramienta fundamental para esta fase es la auditoría 5s. También se evalúan resultados utilizando listas de verificaciones para las cuáles hay que definir parámetros y posteriormente hacer visibles todos los resultados obtenidos.
Implementar en la práctica la teoría de Lean Manufacturing requiere de las tres p’s y las tres d’s: planificación, paciencia y persistencia. Determinación, atención a los detalles y disciplina.
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Hasta aquí la primera parte muy muy resumida del libro Lean Manufacturing es español. Lógicamente, recomiendo encarecidamente su lectura para profundizar y conocer de una manera más específica esta metodología.
Chimpún.
